Cada documento que llega trae cuatro o cinco datos que hay que pasar a algún sitio: la hoja de gastos, el programa de facturación, el calendario de pagos. Es un trabajo mecánico, pero un error cuesta dinero.
Impulso-nativo Papeles es una idea de asistente que lee el documento, rellena una ficha con los campos que necesitas y marca en rojo lo que no encuentra o no cuadra. Tú compruebas y das el visto bueno.
Cómo se vería
Llega esto
Albarán 3302 · Frutas Hnos. Gil · 12 cajas naranja, 8 cajas limón · Entrega 14/10 · Pago a 60 días
El asistente propone
Proveedor: Frutas Hnos. Gil Albarán: 3302 Productos: naranja (12 cajas), limón (8 cajas) Entrega: 14/10 Forma de pago: a 60 días ⚠ Sin importes: pendiente de factura
Caso inventado para ilustrar la idea.
Cómo lo pondríamos en marcha
- Elegimos un tipo de documento para empezar (por ejemplo, facturas de proveedores).
- Definimos los campos y el formato de salida.
- Probamos con una muestra de documentos reales y contamos los errores.
- Conectamos con tu hoja de cálculo o programa, si se puede y compensa.
Lo que nunca hará por su cuenta
- Registrar pagos o mover dinero.
- Interpretar cláusulas de contratos como si fuera un abogado.
- Trabajar con documentos que no hayas autorizado.
Esto es una idea de partida. El alcance, los datos que se usan, las herramientas y el precio se acuerdan contigo por escrito antes de empezar.
Preguntas sobre Impulso-nativo Papeles
¿Y los documentos en papel?
Se pueden fotografiar o escanear, aunque cuanto peor sea la imagen más revisión necesitará.
¿Dónde se guardan los documentos?
Donde tú decidas. Lo dejamos por escrito, junto con los proveedores que intervienen, antes de empezar.