Automatizar una tarea desordenada no la arregla: la desordena más deprisa. Antes de pensar en herramientas, merece la pena dedicar media hora a estas preguntas con quien hace la tarea cada día.
1. ¿Sabes describirla en cinco pasos?
Si para explicarla necesitas decir «depende» cada dos frases, todavía no está lista. Escribe los pasos tal y como se hacen hoy, no como deberían hacerse.
2. ¿Se repite lo suficiente?
Cuenta cuántas veces ocurre en una semana normal y cuánto dura cada vez. Una tarea de cinco minutos que se hace cuarenta veces pesa más que una de una hora que se hace una vez al mes.
3. ¿Está clara la respuesta correcta?
Un asistente necesita referencias: respuestas aprobadas, campos obligatorios, criterios de prioridad. Si cada persona del equipo lo hace distinto, primero hay que ponerse de acuerdo.
4. ¿Un error se detecta a tiempo?
Prefiere tareas donde un fallo se vea antes de causar daño: un borrador que se revisa, una ficha que se coteja. Deja para más adelante lo que implique pagos, contratos o decisiones sobre personas.
5. ¿Los datos que necesita son fiables?
Tarifas antiguas, horarios de verano que nadie actualizó, catálogos duplicados… El asistente usará lo que encuentre. A menudo, ordenar esa información ya supone media mejora.
Un truco: antes de automatizar nada, mide una semana. Apunta cuántas veces haces la tarea y cuánto tardas. Sin ese punto de partida, es imposible saber después si ha merecido la pena.